Podróż osoby niebędącej pracownikiem – skutki w CIT i PIT

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych kosztami uzyskania przychodu są koszty poniesione w celu osiągnięcia, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy. Koszty związane z odbywaniem podróży przez osoby niebędące pracownikami mogą co do zasady zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Warunkiem zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów przez podmiot kierujący osobę na wyjazd jest ich związek z działalnością podatnika i ich wpływ na osiągniecie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów tego podmiotu. Aby możliwe było zaliczenie tego rodzaju wydatków do kosztów uzyskania przychodów obowiązek ich poniesienia przez podatnika powinien wynikać z zawartej umowy miedzy osobą wyjeżdżającą a podatnikiem. Brak takiej podstawy prawnej może prowadzić do zakwestionowania przez organ podatkowy zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych, ponieważ podatnik poniesienie wydatki, do których poniesienia nie jest zobowiązany. Dlatego też należałoby tę kwestię uregulować w umowie łączącej strony.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych są diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem – do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Powyższą zasadę stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów.

Regulacje ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych wprost wskazują, że diety oraz zwrot kosztów podróży dla osób niebędących pracownikami objęte są zwolnieniem z opodatkowania podatkiem dochodowym, pod warunkiem, że kwota ta po stronie osoby otrzymującej nie została zaliczona do kosztów uzyskania przychodu tej osoby oraz poniesienie przez osobą otrzymującą zwrot wydatków miało na celu osiągnięcie przez nią oraz przez podatnika kierującego przychodu. W przypadku spełnienia powyższych warunków zwrócone kwoty będą korzystały ze zwolnienia z podatku dochodowego  od osób fizycznych do wysokości określonej w odrębnych przepisach.