Elektroniczna forma certyfikatu rezydencji

   Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 1 i 2a ustawy z dnia 15 lutego o podatku dochodowym od osób prawnych podatek dochodowy z tytułu uzyskanych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przez podatników, o których mowa w art. 3 ust. 2 przychodów z tytułu praw autorskich i praw pokrewnych, w tym również ze sprzedaży tych praw, usług doradczych, reklamowych, przetwarzania danych ustala się w wysokości 20% przychodów. Przepis ten stosuje się z uwzględnieniem umów w sprawie zapobieżenia podwójnego opodatkowania, których stroną jest Rzeczpospolita Polska.

     W myśl art. 26 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych  osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz będące przedsiębiorcami osoby fizyczne, które dokonują wypłat należności z tytułów wymienionych w art. 21 ust. 1 są obowiązane, jako płatnicy, pobierać, z zastrzeżeniem ust. 2 i 2b, w dniu dokonania wypłaty, zryczałtowany podatek dochodowy od tych wypłat, z uwzględnieniem odliczeń przewidzianych w art. 22 ust. 1a-1e.  Zastosowanie stawki podatku wynikającej z właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania albo niepobranie podatku zgodnie z taką umową jest możliwe pod warunkiem udokumentowania miejsca siedziby podatnika do celów podatkowych uzyskanym od podatnika certyfikatem rezydencji.

     Z powyższych regulacji prawnych wynika, że zastosowanie przepisów właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania jest możliwe pod warunkiem uzyskania przez płatnika certyfikatu rezydencji podatnika potwierdzającego miejsce jego siedziby na dzień dokonania wypłaty należności. Certyfikat rezydencji stanowi dowód posiadania przez kontrahenta zagranicznego rezydencji podatkowej w określonym kraju. Istotne jest zatem, aby certyfikat, wystawiony przez władze podatkowe drugiego państwa potwierdzał uprawnienie dotyczące obniżenia lub niepobrania podatku z tytułu wypłat należności dokonywanych przez płatnika. Oznacza to, że realizacja uprawnień przewidzianych odpowiednią umową o unikaniu podwójnego opodatkowania może nastąpić jedynie pod warunkiem udokumentowania miejsca siedziby certyfikatem rezydencji obejmującym zakresem czasowym dzień dokonania wypłaty.

     Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych w art 4a pkt 12 zawiera definicję certyfikatu rezydencji. Zgodnie z tą definicją certyfikat rezydencji to zaświadczenie o miejscu siedziby podatnika dla celów podatkowych wydane przez właściwy organ administracji podatkowej państwa miejsca siedziby podatnika. Z definicji tej wynika jednoznacznie, że intencją ustawodawcy było, aby certyfikat rezydencji był dokumentem urzędowym.

     Zgodnie z art. 194 ustawy Ordynacja podatkowa dokumentem urzędowym jest dokument spełniający łącznie następujące przesłanki: posiada formę określoną przepisami prawa (jest to prawo państwa siedziby kontrahenta) oraz sporządziły go powołane organy władzy publicznej lub inne jednostki, jeżeli na podstawie odrębnych przepisów uprawnione są do ich wystawiania. Dokument urzędowy musi być zatem sporządzony w zakresie działania organu, od którego pochodzi. Powyższy przepis dotyczy wszelkich dokumentów urzędowych, które spełniają wyżej wskazane warunki. Niewątpliwe dokumentem urzędowym jest oryginalny certyfikat rezydencji w formie papierowej. Oryginał takiego dokumentu stanowi dowód tego co zostało w nim zawarte. Jednakże wątpliwości podatników budzi uznanie za dokument urzędowy certyfikatu rezydencji otrzymanego od zagranicznego kontrahenta w formie elektronicznej (np. skan w formacie pdf załączony w emailu). W ocenie autora, w przypadku posiadania certyfikatu w formie elektronicznej, konieczne będzie dodatkowo posiadanie oryginału certyfikatu rezydencji, chyba, że przepisy danego państwa przewidują wydawanie certyfikatów rezydencji wyłącznie w takiej formie. Wówczas certyfikat w formie elektronicznej będzie dokumentem urzędowym.