Pozaprawne możliwości przeciwdziałania i zwalczania zjawisk korupcyjnych

W procesie przeciwdziałania i zwalczania zjawisk korupcyjnych istotną rolę odgrywają także pozaprawne i pozainstytucjonalne możliwości działania w tym zakresie. Mogą one mieć zastosowanie zarówno w spółkach prawa handlowego, instytucjach i urzędach państwowych oraz samorządowych, jak również w innych organizacjach.

Do pozaprawnych form przeciwdziałania i zwalczania zjawisk korupcyjnych zalicza się w szczególności:

1)    analizę ryzyka zagrożeń antykorupcyjnych i jego monitoring,

2)    kodeksy etyczne i zasady etyki w biznesie, (dobre praktyki),  

3)    polityki antykorupcyjne,

4)    programy (strategie) antykorupcyjne,

5)    stosowanie norm ISO,

6)    zaangażowanie osób zarządzających organizacją w tworzenie kultury antykorupcyjnej,

7)    audyt wewnętrzny i kontrolę wewnętrznę,

8)    audyt śledczy,

9)    compliance (zgodność z wymogami prawa i regulacjami wewnętrznymi),

10) tworzenie kanałów anonimowego informowania o nieprawidłowościach,

11) zwiększanie świadomości pracowników m.in. poprzez szkolenia, warsztaty, konferencje o tematyce antykorupcyjnej,

12) tworzenie zasad współpracy z podmiotami zewnętrznymi.

Punktem wyjścia do walki z korupcją w jednostce powinna być ocena poziomu ryzyka wystąpienia nadużyć korupcyjnych oraz identyfikacja obszarów najbardziej zagrożonych na zjawiska korupcyjne. Obszary zagrożeń, które zostały zidentyfikowane podczas wstępnej analizy powinny być stale monitorowane przez jednostkę. Ponadto niezbędne jest dokonywanie regularnej oceny ryzyka nadużyć w poszczególnych obszarach. Podkreślić należy, że skuteczność mechanizmów antykorupcyjnych wzrasta, gdy stanowią one element środowiska kontroli wewnętrznej w danej jednostce. Stąd też kontrola wewnętrzna wycelowana na zjawiska antykorupcyjne zwiększa szanse na wykrycie nieprawidłowości w omawianym zakresie.

W procesie przeciwdziałania i zwalczania zjawisk korupcyjnych ważną pozycję zajmują kodeksy etyczne, czy też zasady etyki. Są to zbiory utrwalonych na piśmie norm postępowania, które odnoszą się do określonych zachowań pracowników danej jednostki. Regulują one co do zasady działania danej jednostki oraz zawierają szereg reguł, którymi powinni kierować się adresaci podczas wykonywania zadań, czy też szeroko rozumianej pracy. Jednostki organizacyjne coraz częściej dążą właśnie do ujęcia tych aspektów (elementów kultury organizacyjnej danej jednostki) właśnie w postaci kodeksów, czy też zasad etyki. Dobrze opracowany kodeks może przyczynić się do wygenerowania większych zysków, czy też może bezpośrednio wpłynąć na zmniejszenie zjawisk korupcyjnych oraz innych złych praktyk w jednostce. Ponadto kodeks etyki może doprowadzić do zwiększania zaufania kontrahentów do danej jednostki oraz do wiarygodności i lojalności pracowników. Przykładowo należy wskazać, że wzorcowe kodeksy etyki zostały opracowane przez Krajową Izbę Gospodarczą, Polską Izbę Gospodarczej Czystości i Związku Pracodawców Branżowych, czy też Instytut Badań nad Demokracją.

Na uwagę zasługuje również kwestia dotycząca tworzenia i wdrażania w jednostkach polityk antykorupcyjnych. Celem takich polityk powinno być wyeliminowanie zjawisk korupcyjnych mogących zaszkodzić funkcjonowaniu danej jednostki. Realizacja polityki powinna dotyczyć wszystkich uczestników procesu; każdy pracownik i kontrahent powinni zostać poinformowani o stosowaniu takiej polityki. Polityka powinna zawierć zasadę, że takiej samej odpowiedzialności podlega dający i biorący korzyść majątkową lub osobistą. Ponadto jednostka powinna wprowadzić regulacje dotyczące wręczania i przyjmowana prezentów oraz udziału pracowników w sponsorowanych przez kontrahentów wydarzeniach. Konsekwencją stosowania tych regulacji powinno być zawiadomienie kierownictwa o stwierdzonych zjawiskach korupcyjnych oraz właściwych organów ścigania.

Z punktu widzenia przeciwdziałania i zwalczania korupcji istotną rolę odgrywają także wdrażane w jednostkach kompleksowe programy antykorupcyjne. W celu zmniejszenia lub ograniczenia tych zjawisk często jednostki wdrażają wewnętrzne programy antykorupcyjne. Przyjęcie przez jednostkę takiego programu wskazuje, że potrafi ona oszacować istniejące ryzyko w celu uniknięcia lub wyeliminowania w przyszłości zjawisk korupcyjnych. Poprzez realizację programu antykorupcyjnego jednostka i jej pracownicy przykładają większą wagę do kształtowania odpowiedniej świadomości i wzorców zachowań. Ponadto jednostka, która wdrożyła taki program pokazuje na zewnątrz m.in. kontrahentom, że działa w danym obszarze w sposób uczciwy. Przyjmuje się, że myślą przewodnią takiego programu antykorupcyjnego powinno być rozwinięcie wymogów przedstawionych w normach PN-EN ISO dotyczących zarządzania jakością o wymagania dotyczące procesu antykorupcyjnego.

Mając na uwadze powyższe należy wskazać, że programy antykorupcyjne powinny obejmować swoim zakresem całość zamierzeń i kierunków działania jednostki w celu wyeliminowania zjawisk korupcyjnych. Program antykorupcyjny powinien zostać przyjęty przez kierownictwo jednostki, co powinno zobowiązać do przestrzegania zasad w nim zawartych. Przykład takiego programu zostanie zaprezentowany w dalszej części niniejszej pracy.

Pomimo przyjęcia przez kierownictwo jednostki programu antykorupcyjnego istotne jest również zaangażowanie kadry kierowniczej danej organizacji w tworzenie kultury antykorupcyjnej. Osoby zajmujące wysokie stanowiska w organizacji powinny aktywnie uczestniczyć zarówno we wdrażaniu programów antykorupcyjnych, kodeksów etyki, czy też polityk, jak w stymulowanie prawidłowych postaw wśród pracowników. Co więcej bardzo ważne jest, aby w jednostce istniało przekonanie, że zachowanie nielegalne i nieetyczne, w tym korupcyjne nie są akceptowalne. Działania kadry kierowniczej powinny dodatkowo wzmacniać ten aspekt. Stąd też niezbędny jest brak przyzwolenia dla takich zachowań. Takie podejście może doprowadzić do zbudowania dobrego wizerunku danej organizacji, co w konsekwencji może przełożyć się na korzyści ekonomiczne.

W procesie przeciwdziałania i zwalczania korupcji doniosłą rolę odgrywają zarówno audyt wewnętrzny,  kontrola wewnętrzna, jaki i audyt śledczy. Z tymi trzema rodzajami kontroli ściśle związane jest również compliance, czyli zgodność postępowania z normami i przepisami prawa. Równoległe funkcjonowanie wszystkich wyżej wymienionych elementów umożliwia sprawowanie stałego i skutecznego nadzoru w zakresie przeciwdziałania korupcji w danej jednostce.

Pierwszy z wyżej wymienionych elementów - audyt wewnętrzny - jest formą niezależnej ocena funkcjonowania danej organizacji, systemu, procesu lub projektu. Przedmiot audytu jest badany pod względem zgodności z określonymi standardami, wzorcami, listami kontrolnymi, przepisami prawa, normami lub przepisami wewnętrznymi jednostki. Audyt wewnętrzny - zgodnie z definicją prezentowaną przez The Institute of Internal Auditors (IIA)  - jest niezależną działalnością doradczą i weryfikującą, która ma na celu usprawnienie operacyjne jednostki i wniesienie do niej wartości dodanej. Audyt wewnętrzny stanowi pomoc dla jednostki w osiąganiu jej celów poprzez systematyczne i metodyczne podejście do oceny i doskonalenia skuteczności procesów zarządzania ryzykiem, kontroli i zarządzania jednostką. Do głównych celów audytu wewnętrznego zalicza się:

1)    pomoc jednostce w osiąganiu postawionych celów,

2)    ocenę i doskonalenie skuteczności procesów zarządzania ryzykiem,

3)    niezależną działalność doradczą i weryfikująca, której celem jest usprawnienie operacyjne jednostki oraz wniesienie do niej wartości dodanej,

4)    niezależność i obiektywizm oraz

5)    systematyczne i metodyczne podejście.

Należy podkreślić, że audyt wewnętrzny to działalność niezależna i obiektywna, której celem jest przysporzenie wartości i usprawnienie działalności operacyjnej jednostki. Audyt wewnętrzny polega na systematycznej ocenie procesów takich jak: zarządzanie ryzykiem, kontrola, ład organizacyjny i przyczynia się do poprawy ich działania. Audyt przede wszystkim pomaga jednostce osiągnąć cele dostarczając zapewnienia o skuteczności tych procesów, jak również poprzez doradztwo.

Audyt wewnętrzny jest to proces zaplanowany, o którym strony w nim uczestniczące są uprzednio poinformowane; przebiega on według ustandaryzowanej procedury.

W odniesieniu do kwestii przeciwdziałania i zwalczania zjawisk korupcyjnych audyt wewnętrzny stanowi przede wszystkim wsparcie dla kierownictwa jednostki w zapewnieniu skutecznego systemu przeciwdziałania tym zjawiskom m.in. poprzez ocenę systemowych rozwiązań przyjętych przez daną jednostkę w omawianym zakresie, uwzględnienie kwestii korupcji w realizowanych zadaniach oraz poprzez czynności doradcze. W tym celu powinny w jednostce zostać zapewnione warunki w zakresie niezależności, obiektywizmu i bezstronności audytu wewnętrznego.

Podkreślić należy, że do zadań audytu wewnętrznego nie należy wykrywanie działań o charakterze korupcyjnym, jego rolą jest zaś wspieranie przede wszystkim kierownictwa jednostki w przeciwdziałaniu zjawiskom korupcyjnym. Audyt wewnętrzny w omawianym zakresie może m.in.: dokonywać oceny zabezpieczenia organizacji przed korupcją w ramach oceny funkcjonowania kontroli zarządczej oraz poprzez wydawanie zaleceń dotyczących korupcji, prowadzić doradztwo antykorupcyjne mające na celu podnoszenie wiedzy i kształtowanie postaw etycznych w jednostce (audyt może pełnić funkcję doradczą w usprawnieniu tego aspektu w funkcjonowaniu jednostki). Nie można jednak wykluczyć, że w trakcie czynności audytorskich zostaną zidentyfikowanego określone przypadki korupcyjne. W takim przypadku rolą audytora wewnętrznego jest poinformowanie władz jednostki i stosowanych organów o stwierdzonych zjawiskach, a w przyszłości podjęcie działań mających na celu wykluczenie lub ograniczenie źródła ich powstawania.  

Odrębnym elementem od audytu wewnętrznego, które może funkcjonować obok audytu wewnętrznego jest kontrola wewnętrzna, której celem jest obserwowanie, ustalanie lub wykrywanie stanu faktycznego, porównywanie rzeczywistości z zamierzeniami, występowanie przeciwko zjawiskom niekorzystnym oraz informowanie właściwych jednostek o dokonanych spostrzeżeniach, jednakże bez decydowania o zmianie kierunku działania jednostki kontrolowanej. Polega ona na ustaleniu stanu faktycznego, ustaleniu jak powinno być oraz zestawieniu tego, co istnieje z tym, co być powinno, według odpowiednich wzorców i norm postępowania oraz opisaniu różnic, ustaleniu przyczyn wystąpienia różnic i sporządzeniu zaleceń w celu usunięcia niepożądanych zjawisk. W odniesieniu do omawianej tematyki kontrola wewnętrzna powinna być przede wszystkim nakierowana na wykrywanie zjawisk korupcyjnych oraz skuteczne odstraszanie potencjalnych sprawców nadużyć. 

Kolejny element – audyt śledczy – inicjowany jest w przypadku wystąpienia już podejrzenia popełnienia czynu korupcyjnego. Pod pojęciem audytu śledczego rozumie się ogół działań, których celem jest potwierdzenie lub wykluczenie wystąpienia popełnienia czynu karalnego, w tym zjawisk korupcyjnych. Profesjonalnie przeprowadzony audyt śledczy służy wyeliminowaniu wszystkich patologicznych zjawisk zachodzących w danej jednostce. Mowa jest tutaj przede wszystkim o oszustwach np. praniu brudnych pieniędzy, korupcji oraz wszelkich niezgodnościach w działalności firmy, które mogą negatywnie wpłynąć na jej wizerunek lub rentowność.

W odróżnieniu od innych form kontroli (audytu wewnętrznego i kontroli wewnętrznej), w audycie śledczym stosuje się metody i techniki, ściśle skoncentrowane na wykrywanie ewentualnych nieprawidłowości w jednostce. W przypadku podejrzenia występowania nadużyć audyt śledczy korzysta z określonych metod i technologii, aby zdobyć dane potrzebne do przeprowadzenia rzetelnego dochodzenia. Audyt śledczy skupia się na stworzeniu planu i zarządzaniu procesem zabezpieczenia dowodów, zgodnie z zasadami zabezpieczania materiału dowodowego, odszukaniu i gromadzeniu danych niezależnie od tego, gdzie się znajdują, odtwarzaniu historycznego stanu danych w poszukiwaniu dowodów popełnienia nadużyć oraz przeanalizowaniu materiału dowodowego w celu zlokalizowania, identyfikacji i wydobycia informacji posiadającej wartość dla dochodzenia lub sporu, a także na określeniu charakteru, rozmiaru, skutków oraz ustaleniu osób lub podmiotów zaangażowanych w dane nadużycie.

Podstawową cechą audytu śledczego jest całkowita poufność polegająca na tym, że dostęp do informacji o prowadzonych działaniach ma wyłącznie określony krąg osób. Co do zasady przeprowadzany on jest bez wiedzy osób podlegających weryfikacji.

W swoich założeniach audyt śledczy jest często porównywany z prowadzeniem postępowania przygotowawczego przez organy państwa uprawnione do ścigania przestępstw, gdyż te dwie instytucje mają podobne cele, tj. mają potwierdzić lub wykluczyć popełnienie nadużycia (np. czynu korupcyjnego), zdiagnozować charakter i rozmiar nadużycia, ustalić osoby lub podmioty mające związek z nadużyciem oraz zabezpieczyć i w odpowiedni sposób udokumentować zgromadzone dowody w sprawie danego nadużycia. Istotną różnicą jednak pomiędzy tymi dwoma instytucjami jest fakt, że w przypadku prowadzonych postępowań przez organy państwa są one uprawnione z mocy prawa do prowadzenia szeregu czynności operacyjno – rozpoznawczych, zaś audyt śledczy przeprowadzany przez komórkę wewnętrzna jednostki lub podmiot zewnętrzny świadczący tego typu usługi nie posiada takich uprawnień, skupia się na dostępnych, zgodnych z prawem metodach pozyskiwania informacji. Ponadto audytor śledczy po skutecznym zakończeniu czynności audytorskim (np. wykrycie i potwierdzenie czynu korupcyjnego) powinien zawiadomić zarówno kierownictwo jednostki, jak i organy uprawnione do ściągania o stwierdzonym nadużyciu. Takiego obowiązku nie mają uprawnione organy ścigania, gdyż same są odpowiedzialne za przeprowadzenie postępowania przygotowawczego i postawienia zarzutów.  

Mając na uwadze powyższe należy podkreślić bardzo ważną rolę audytu śledczego w procesie wykrywanie nieprawidłowości, w tym zjawisk korupcyjnych w jednostkach. Bez występowania audytu śledczego proces wykrywczy czynów karalnych lub nieetycznych mógłby być utrudniony.

Ponadto należy odnieść się do kwestii związanej z compliance. Pod tym pojęciem najczęściej rozumiane są wewnętrzne programy wdrażane przez jednostki zarówno z sektora prywatnego, jak i przez jednostki z sektora publicznego, mające na celu zapewnienie zgodności ich funkcjonowania z obowiązującym prawem, w tym m.in. prawem karnym (criminal compliance). Powszechnie przyjmuje się, że ograniczeniu zjawisk korupcyjnych mogą bardziej efektywnie sprzyjać działania o charakterze prewencyjnym niż kontrolnym. Polegają one na tworzeniu określonych procedur decyzyjnych w sektorze publicznym i prywatnym, kształtowaniu zasad nawiązywania i prowadzenia wzajemnych relacji, unikaniu uznaniowości przy podejmowaniu decyzji. Jednym z istotnych elementów prewencji antykorupcyjnej są programy compliance pozwalające unikać oskarżeń o korupcję dzięki wykazaniu, że wewnętrzne procedury antykorupcyjne były i są przestrzegane w danych relacjach.

Mając na uwadze powyższe należy wskazać, że łączne wsytępowanie audytu wewnętrznego, kontroli wewnętrznej, audytu śledczego oraz compliance w danej organizacji umożliwia sprawowanie stałego i skutecznego nadzoru w zakresie przeciwdziałania i wykrywanie zjawisk korupcyjnych.

Kilka słów należy również poświęcić tematyce dotyczącej kanałów anonimowego informowania o nieprawidłowościach. Coraz częściej przyjmuje się, że w organizacji powinny funkcjonować warunki pozwalające na anonimowe ujawnienie nadużyć i nieetycznych zachowań w jednostkach. Określane są one mianem whistleblower systems. Mogą one mieć postać np. specjalnie wyznaczonych infolinii, skrzynki na list anonimowy, skrzynki email, czy też mogą przybierać formę formularza on-line, gdzie należy zgłaszać nadużycia. Warunkiem skuteczności tej formy pozyskiwania informacji o nadużycia i nieetycznych zachowaniach jest stanowcza reakcja jednostki na zgłoszone nieprawidłowości. Ponadto w przypadku ujawnienia sygnalisty powinien on zostać objęty wsparciem i ochroną jednostki.

Istotny wpływ na skuteczność działań antykorupcyjnych w danej jednostce mogą mieć również działania prowadzące do zwiększania świadomości pracowników na tematy związane ze zjawiskiem korupcji. Cel ten może być osiągnięty m.in. poprzez przeprowadzanie okresowych szkoleń, warsztatów, czy też szkoleń o tematyce antykorupcyjnej.

W celu wyeliminowania lub ograniczenia zjawisk korupcyjnych jednostki coraz częściej prowadzą do określenia szczegółowych pisemnych zasad współpracy z podmiotami zewnętrznymi np. poprzez wdrażanie procedur zapewniających przejrzystość we wzajemnych relacjach. Tworzenie takich rozwiązań prowadzi do kształtowania w jednostce kultury antykorupcyjnej oraz budowania pozytywnego wizerunku jednostki na zewnątrz.